Какие документы нужны для продажи на маркетплейсах и где их брать?

Какие документы нужны для продажи на маркетплейсах? Это первый вопрос, возникающий у продавца, решившего присоединиться к какой-нибудь платформе.

Каждый маркетплейс заботится о своей репутации. Площадки тщательно следят, чтобы на их виртуальных прилавках не торговали контрафактом, изделиями низкого качества, тем более опасными для здоровья. Чтобы вещь попала на витрину, она должна иметь документы соответствия. Это могут быть сертификаты качества, разрешение владельца на торговлю брендовыми вещами.

На репутацию платформы, а значит и увеличение трафика, влияют скорость доставки, ценовая доступность, возможность возврата неподошедшего изделия и многие другие факторы. Чтобы добиться наиболее комфортных условий для покупателей, маркеты заключают договоры о сотрудничестве с поставщиками, в которых в деталях прописывают все условия. Этот документ является основополагающим и нарушать его положения нельзя.

Также при регистрации потребуются документы, подтверждающие право поставщика на ведение бизнеса.

Документы для регистрации

Любой маркетплейс хочет знать о своём поставщике больше, чем просто анкетные данные. Площадка хочет удостовериться, что будущей селлер имеет право на коммерческую деятельность, т. е. зарегистрирован в соответствующих органах как физическое или юридическое лицо и платит налоги.

Все маркетплейсы сотрудничают с ИП и юрлицами, чаще всего ООО. С самозанятыми работает только Вайлдберриз. На Озоне самозанятые могут заниматься только доставкой. Таким образом, при регистации в первую очередь у вас потребуют документацию, удостоверяющую ваш предпринимательский статус:

1. Выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Поскольку она заверяется электронной подписью ФНС, дополнительного заверять её у нотариуса не надо.
2. Копию устава для юрлица.
3. Копию ИНН.

Если деятельность предпринимателя требует лицензирования, то надо предоставить и лицензию.

Кроме этих документов, маркет при регистрации требует:

• сведения о системе налогообложения и форме предпринимательской деятельности;
• полное наименование организации или имя ИП;
• ФИО и контактные данные лица, работающего на платформе от имени компании;
• КПП и ОГРН компании;
• адрес регистрации юрлица или индивидуального предпринимателя;
• банковские реквизиты.

От самозанятых требуют паспортные данные, прописку, ИНН и контакты.

Договор с маркетплейсом

Его ещё называют офертой. Это свод правил и ответственности сотрудничества для обеих сторон. Правила едины для всех селлеров. В оферте нельзя изменить ни одного слова. Если продавца не устраивает хотя бы один пункт, ему лучше оферту не подписывать, поскольку на уступки в процессе работы маркет не пойдёт.

Для большинства маркетплейсов достаточно принять оферту, поставив галочку в соответствующем окошечке. Но для некоторых, например Алиэкспресс, требуется электронная подпись, оформленная через ЭДО или бумага с «живой» подписью, отправленная почтой.

Документы для продажи на маркетплейсах

Чтобы начать продажу, нужны документы, подтверждающие качество и безопасность продукции. Некоторые виды бумаг относятся к категории желательных, другие – обязательных. Например, наличие товарного знака желательно, а наличие соответствующего знака на товаре, подлежащем по закону маркировке, – обязателен.

Документы, подтверждающие безопасность товаров

Поставщик должен иметь все доказательства законности бизнеса, доказательства качества продукции и её происхождения. У него на руках должны иметься:

• сертификаты соответствия;
• декларации о соответствии;
• отказные письма;
• свидетельства о государственной регистрации продукции.

Покупатель имеет право потребовать любой из этих документов, и их надо предоставить немедленно.

Сертификат и декларация соответствия подтверждают качество и безопасность изделия. Существует техрегламент Таможенного союза, в котором перечислены все товары, требующие обязательной сертификации. Разница между сертификатом и декларацией заключается в порядке выдачи и ответственности за его содержимое. Сертификат выписывается на бланке строгой отчётности, и всю ответственность за содержащуюся в нём информацию несёт выдавший орган. Перед тем как бумагу подпишет руководитель организации, продукт протестируют эксперты и выдадут заключение. Подпись эксперта на сертификате также присутствует.

Между прочим!

Мы также проводим бесплатный аудит для селлеров

Хочу аудит

Обязательной сертификации подлежат:

• все виды одежды и обуви;
• постельное бельё;
• домашний текстиль;
• все виды изделий для детей;
• продукты питания;
• парфюмерные и косметические средства;
• мебель;
• изделия индивидуальной защиты;
• противопожарные средства;
• бытовая техника, электроника.

Декларацию подписывает производитель. Соответственно, и вся ответственность ложится именно на него. Бумага оформляется по итогам тестирования продукции. Производитель сам направляет образцы в лабораторию и на основании заключения оформляет декларацию. Затем он вносит информацию в специальный реестр на сайте Росаккредитации, чтобы её всегда можно было проверить.

Чаще всего, приобретая товарную партию у производителя или импортёра, селлер получает её с оформленными сертификатами. Но бывают случаи, когда их нет и оформлением придётся заниматься самостоятельно через аккредитованный сертификационный центр.

Если законодательством не предусмотрена обязательная сертификация, то нужно иметь отказное письмо, подтверждающее это обстоятельство. Получить его можно в Минпромторге или любом сертификационном органе. Отказное письмо выдаётся на год или бессрочно. Его оформление занимает не более одного дня.

Маркировка

Она позволяет отслеживать путь изделия от производителя до покупателя. Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяет Правительство. На изделиях из него должна присутствовать метка Data Matrix. В текущем году маркировке подлежат:

• все виды одежды и обуви;
• фотоаппараты;
• постельные принадлежности.

С 2024 года планируется, что вся продукция, поступающая в торговые сети, должна будет иметь маркировочный код.

Вам будет интересно

Простыми словами о том, что такое маркетплейс и как он работае Читать статью

Data Matrix – это уникальная числовая комбинация, которая присваивается каждому изделию, зарегистрированному в системе «Честный знак», куда её вносит производитель или импортёр. Код отслеживается до тех пор, пока вещь не дошла до продавца, в обязанности которого входит его выведение из системы. Здесь возможно два варианта:

• коды выведет маркетплейс, если ему переходят права на товар, например, в случае с FBO;
• коды выведет селлер, если он останется правообладателем.

Документы на бренд

Брендированная продукция – особая категория товаров, нуждающаяся в дополнительных разрешениях на продажу. Это связано с действующими на территории законами о защите интеллектуальной собственности, а также об ответственности за распространение контрафакта. При этом под контрафакт попадут любые товары, на которых размещены логотипы известных брендов или картинки, сильно их напоминающие.

Если вы решили торговать брендовыми вещами, любой маркетплейс потребует Свидетельство о соответствии товарного знака, которое выдаёт Роспатент.

В Свидетельстве отображены:

• номер госрегистрации товарного знака и его изображение;
• информация о правообладателе;
• регистрационный номер заявки на госрегистрацию товарного знака;
• дата регистрации в регпалате;
• дата истечения срока действия права на товарный знак.

Вы можете зарегистрировать свой бренд, например, логотип или название. Процедура регистрации долгая, но она защитит вашу продукцию от воровства.

Вам будет интересно

Как повысить продажи без маркетинга на Озоне Читать статью

Чаще селлеры не являются владельцами бренда, поэтому для торговли им потребуются:

1. Письменный лицензионный договор, заверенный в госорганах. В нём оговаривается, что правообладатель передаёт своё право на определённых условиях правоприобретателя.
2. Агентский договор, в котором агент обязуется покупать у правообладателя товар и продавать его на оговоренных территориях, в том числе с целью рекламы и продвижения бренда.
3. Договоры любой формы, в которых чётко оговорены условия приобретения брендированной продукции у правообладателя и её перепродажа.
4. Если продавец выступает в роли официального лица бренда, он должен иметь удостоверяющий документ.

Если правообладатель иностранный гражданин, житель другой страны, то вся документация предоставляется в соответствии с законами его страны (она не должна противоречить законам РФ), должна быть переведена на русский язык и нотариально заверена.

При регистрации на маркетплейсе у вас могут не потребовать бумаги, удостоверяющие право на реализацию брендовой продукции, или потребовать их спустя какое-то время. Если у продавца их не окажется в момент требования, это грозит большими финансовыми потерями: штрафом до 300 тысяч рублей и выплатой правообладателю компенсационной суммы до 5 млн рублей. Законодательством также предусмотрены принудительные работы и лишение свободы сроком до двух лет.

Документооборот

Большинство площадок обмениваются договорами, бухгалтерией, накладными, используя систему ЭДО. Электронные документы заверяют электронными печатями и в таком виде предоставляют в налоговый орган. Обмен электронными бумагами производится через операторов. Маркетплейс сообщит, с каким оператором он сотрудничает. Если у вас договор с другой службой, уточните, есть ли между ними роуминг (возможность обмена данными). Если нет, вам придётся сменить оператора.

Теперь разберём, какие документы нужны для ведущих российских маркетплейсов.

Вайлдберриз

1. Чтобы зарегистрироваться, нужны ИНН и номер телефона. Всю необходимую информацию о вас площадка узнает из открытых источников. Документация о вас и вашем предприятии не требуется.
2. Документация на товар при регистрации не требуется. Она должна быть, и её надо предъявлять по первому требованию покупателя. Лицензии, договоры и пр. WB не проверяет.
3. Кодами маркировки занимается селлер, в том числе выводит их из системы «Честный знак», когда изделие продано.
4. С прошлого года «Вайлдберриз» не использует ЭДО. Маркет отправляет в ЛК подписанную документацию. Селлеру со своей стороны ничего отправлять не надо. В редких случаях приходится обращаться к ЭДО, если надо провести операции с НДС.

Озон

1. Чтобы зарегистрироваться, потребуется заполнить анкету, указать ИНН и сообщить некоторые сведения о бизнесе. ИП предоставляют выписку из ЕГРИП, компании – из ЕГРЮЛ, самозанятые – скан паспорта.
2. Сертификаты соответствия потребуются сразу, если товар находится в ограничительном списке Ozon, например БАДы или детское питание. Разрешительные бумаги на остальное могут потребовать по разным причинам позже и их надо предоставить немедленно.
3. В ЛК есть список брендов, на работу с которыми требуется разрешение. Если продукции, которой торгуете вы, в перечне нет, ничего загружать не надо.
4. Если вы работаете по FBO, то маркировочными кодами занимается «Озон», если по FBS – то это входит в вашу обязанность.
5. Используется ЭДО, продавцы обязаны подключиться к системе. Операторы – «Диадок» и «СберКорус», оба поддерживают роуминг.

Вам будет интересно

Какие комиссии Озон Селлер предлагает своим поставщикам? Читать статью

Яндекс.Маркет

1. Чтобы зарегистрироваться, никакие сканы не требуются, надо заполнить анкету и вписать ИНН.
2. Так же как и на Озоне, на Яндексе есть перечень изделий, на которые требуется предоставить разрешительные или подтверждающие сертификаты.
3. Если вы продаёте то, что сами производите, можно предоставить узаконенный товарный знак и получить статус производителя. Если вы перепродаёте чужие брендовые изделия, документацию, подтверждающую ваше право, надо предъявлять только по требованию Яндекс.Маркета или заказчика.
4. Вывод маркировочных кодов – обязанность селлера. Он должен это делать после каждого акта продажи. Яндекс контролирует своевременное поступление информации.
5. Селлер может выбрать: вести делопроизводство через ЭДО или через e-mail. В последнем случае маркет будет присылать всю необходимую документацию на электронный адрес. В оригинальном виде придут отчёты: сводный статистический и об исполнении поручений, все остальные – в форме копий. Продавцу надо отправлять платформе только акт об оказании услуг. Это также можно сделать через ЭДО или e-mail. Яндекс.Маркет сотрудничает с Диадок и Тензор и поддерживает роуминг только с ними.

Алиэкспресс

1. Если продавец использует электронный документооборот, то для регистрации нужны только анкетные данные и ИНН. Если он не подключен к ЭДО, то в ЛК надо загрузить выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ, для ИП – скан паспорта, самозанятым – справку о постановке на учет в налоговый орган. Договор придётся распечатать, подписать и отправить обратно почтой. Если подпись не гендиректора, то понадобится ещё доверенность на того, кто подписал.
2. На Алиэкспресс все товары разделены на две категории: для продажи наименований из одного списка разрешительные документы предоставляют только по требованию, для второй группы без них торговлю не разрешат. К этой группе относятся контактные линзы, ювелирные украшения, БАДы. Подробный перечень высветится при заполнении товарной карточки.
3. Заполняя свой профиль, селлер узнает, попадает ли его продукция под требование предоставить разрешительные документы.
4. Выведением маркировочных кодов занимается селлер.
5. «Алиэкспресс» работает с ЭДО через Диадок, но поддерживает роуминг с другими операторами. Продавцы могут использовать почту.

Мы постарались подробно ответить на вопрос, какие документы нужны для продажи на маркетплейсах, чтобы любой желающий мог без проблем начать сотрудничество с одним или несколькими маркетами, не опасаясь что-то упустить или нарушить.